Et l’idéal, c’est de la commencer sur de bonnes bases, histoire de passer une année sereine 🧘‍♀️

Le mois de décembre est donc le moment rêvé pour faire le point sur tous les process et supports de son organisme de formation 😁

Mais Sophie, pourquoi tu veux les remettre à jour alors que ton audit Qualiopi, c'était il y a juste 1 an ?

👉 Justement pour qu’ils retranscrivent exactement, sur papier, ma réalité de terrain
👉 Parce que ces éléments évoluent beaucoup et les réviser régulièrement, c’est mettre en œuvre le principe d’amélioration continue !

⚠️ Sauf que bien souvent, on oublie de coucher tout cela sur papier…
Pourtant, c’est essentiel pour les nouveaux collaborateurs par exemple ou lorsqu’on doit mettre en œuvre un process rarement utilisé

Et comment fait-on alors ?

✅ On reprend en équipe l’ensemble des documents utilisés au sein de l’OF : protocole, supports, ressources, …
✅ On s’appuie sur les retours positifs et les axes d'amélioration suggérés par les différentes parties prenantes (apprenants, formateurs, entreprises, financeurs) et sur sa veille professionnelle
✅ On questionne et analyse ce qui doit l’être, on corrige les dysfonctionnements, on complète les supports, on consolide les bonnes pratiques, on valide les nouveaux process, on archive les anciens !
✅ Surtout, on oublie pas d’apposer la date de mise à jour et la version pour toujours s’y retrouver dans tous ces documents !

Et vous, comment clôturez-vous votre année ?

Si ça intéresse certains, il reste 1 place en février pour la formation "Construire la démarche qualité de son OF en conformité avec le RNQ" pour préparer à la certification Qualiopi quand on est nouvel entrant ✌️

Humactivement,
Sophie

Heu… non !
✍🏽 C’est le donneur d’ordre, donc l’OF qui vous missionne pour une formation, qui porte la certification Qualiopi

Pourquoi ?
Parce que c’est lui qui vend la prestation, pardi !

Oui mais c’est moi qui l’anime !
Effectivement, c’est le principe de la sous-traitance 👌🏽
Mais vous intervenez bien « au nom de l’OF » : vous allez donc appliquer le process qualité de cet OF durant votre intervention !
 
👉🏽 Ce même process qualité pour lequel l’OF est certifié et qui permet à ses clients de bénéficier de financements publics ou mutualisés.
 
D’accord mais l’OF dit que pour obtenir sa certification Qualiopi, il faut que ses sous-traitants soient aussi certifiés…
 
✋🏽 Ah non !
Le RNQ est très clair sur ce point : l’OF a donc la responsabilité de mettre en place les modalités lui permettant d’assurer la chaine de la qualité pour ses prestations avec l’ensemble de ses intervenants, internes et externes
 
☝🏽 Bref, si l’OF donneur d’ordre croit s’exonérer de cette responsabilité en imposant à ses sous-traitants d’être certifiés Qualiopi et ainsi répondre à l’indicateur 27, eh bien c’est raté…
 
Et vous, avez-vous déjà entendu ce type de discours ?
 
Humactivement,
Sophie

😱 Heu… que répondre ?
 
1 : vous n’en savez rien !
 
Savez-vous que seulement 2% des personnes en situation de handicap sont en 👩🏽‍🦽 quand près de 80% des handicaps sont invisibles…
 
2 : c’est hyper discriminatoire comme réflexion ⛔
 
👉🏽 La loi « pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées » du 11 février 2005 énonce le principe du droit à compensation du handicap et de l'obligation de solidarité de l'ensemble de la société à l'égard des personnes handicapées.
 
👉🏽 Ne pas prendre en compte les besoins des personnes en situation de handicap impacte directement leur chance de réussite et peut constituer une discrimination.
 
OK mais concrètement, comment je fais ?
 
👨🏽‍⚖️ Connaitre mes obligations légales
 
👀 Me sensibiliser aux différents types de handicap
 
🛠 Construire une politique d’accueil des personnes en situation de handicap dans mon OF
 
👁‍🗨 Rechercher des solutions individuelles de compensation lorsqu’un apprenant m’informe de sa situation
 
💡 Solliciter mon réseau partenaire comme la ressource handicap formation de l’AGEFIPH par exemple
 
Et vous, comment favorisez-vous l'égalité des chances en formation ?
 
Humactivement,
Sophie

😱 La deadline avance à grands pas avant l’obligation de certification Qualiopi !

Pour les derniers indécis, voici un petit dessin pour vous aider !

3 cas possibles :

👉🏽 vous n’intervenez qu’en sous-traitance pour d’autres OF ou en portage salarial : c’est à eux que revient la responsabilité d’être certifié et de vérifier que vous appliquez bien leur process qualité.
Cependant, certains OF l’ont ajouté dans leurs critères de recrutement… bien que ce ne soit pas obligatoire !

👉🏽 vos clients utilisent leurs fonds propres pour payer vos formations : continuez ainsi !
Sachez malgré tout que certains vous demanderont la certification Qualiopi comme « label Qualité » de vos prestations !

👉🏽 vos clients ont besoin de financements publics ou mutualisés pour payer vos formations (OPCO, FAF, CPF, …) et dans ce cas, Qualiopi est o-bli-ga-toi-re pour poursuivre votre activité !
Aie, aie aie… j’ai lu le guide de lecture du RNQ et je ne comprends rien !

Pas de panique, venez apprendre à décrypter le RNQ 😉 !
formation OF nouveaux entrants : 5 et 6 juillet ou 1 et 2 octobre 2021
Formation OF déjà en exercice : 31 aout 2021
📞 Renseignements : 06 64 82 26 01

Et vous, avez-vous pris votre décision ?

Humactivement,
Sophie

Ah bon mais pourquoi ?!
Juste parce que vous n’aurez plus besoin de moi 🤣
 
Eh oui ! Pour se préparer à la certification Qualiopi, je ne propose QUE de la formation, individuelle ou en mini-groupe.
 
Pourquoi ?
Parce qu’après la formation, le RNQ n’aura (presque) plus de secret pour vous et donc vous aurez la capacité de mener votre démarche qualité en toute autonomie et dans une logique de progression continue 💪🏽
 
Pas de conseil qui génèrerait de la dépendance… vive la liberté de mes clients !
 
Certains diront que ce n’est pas un choix très stratégique : adios le fameux tunnel de vente 🤑
 
Mais pour moi, c’est un réel choix stratégique…ment éthique !
Le bonus : les recommandations qui viennent du cœur de mes clients !
Ca n’a pas de prix et c’est la meilleure publicité qu’on puisse me faire 📣
 
D’ailleurs, mon 1er client audité a été certifié Qualiopi dernièrement ! Tellement ravie 🤩 de voir ces loooongs mois de préparation aboutir positivement…
 
Et vous, prêt pour la certification ou déjà certifié ?
 
Sinon, il reste 1 place pour la session de formation « Décrypter les attendus de la certification Qualiopi : spécial OF nouvel entrant » des 5 et 6 juillet 2021 😉
 
Humactivement,
Sophie

Alors, oui, c’est vrai : le plan de développement des compétences recense les actions de formation mises en place par l’employeur pour ses salariés 😥 

Mais l’objectif est tout à fait valable pour les indépendants : alors pourquoi pas ?!

Où trouver des thématiques pertinentes ?

🔎 Dans l'analyse des besoins de son marché : demande des prospects, recueil des besoins complémentaires lors de l’évaluation de la satisfaction de ses clients, …

👀 Dans sa veille : législation encadrant la formation, évolution des compétences, des métiers et des emplois dans son secteur d’intervention, innovations pédagogiques et technologiques pour faire évoluer ses prestations, …

Comment le construire ?

🧐 Identifier les thématiques à partir de l’analyse précédente
⏫ Hiérarchiser les formations selon vos critères
💬 Faire faire des devis auprès d’OF compétents
💰 Identifier ses ressources financières : CPF, FAF, OPCO, …
✅ Valider le budget

Et voilà, votre plan de développement des compétences est opérationnel 😉

👉🏽 Ne reste plus qu’à s’inscrire auprès des OF et bloquer les dates dans son agenda !

Et vous, avez-vous un plan de développement des compétences ?

Humactivement,
Sophie

Ah oui ? Vraiment ? 🙄

👂🏽 L’écoute active, c’est une technique de communication qui consiste à utiliser le questionnement et la reformulation pour s’assurer que l’on a compris au mieux le message de son interlocuteur et de le lui démontrer

👉🏽 C’est un concept qui a été développé par Carl Rogers, un psychologue américain

Quand j’étais infirmière, c’était une technique que j’utilisais souvent auprès des patients et de leurs familles

Puis, je l’ai beaucoup utilisé auprès des professionnels que j’encadrais quand j’étais responsable des soins

Et, je l’utilise encore quotidiennement :
✔ Auprès des apprenants que j’interviens en tant que formatrice
✔ Auprès des professionnels exerçant des métiers à forte composante relationnelle quand j’anime des groupes d’ APP
✔ Auprès des organismes de formation quand j’ai ma casquette de consultante qualité ou d’auditrice Qualiopi

C’est un élément essentiel de ma posture professionnelle car :
🤝🏽 elle montre à l’autre qu’on le respecte
💡 elle permet une réelle compréhension des propos
💎 elle favorise la confiance avec l’interlocuteur

Et vous, comment écoutez-vous ?

Humactivement,
Sophie

Quand des organismes de formation m’appellent pour avoir des renseignements sur mes accompagnements Qualiopi, je prends du temps, bôôôôôôôcoup de temps ⏳

C’est OK pour moi : c’est mon choix, ma philosophie, ma propre démarche qualité 😊

Pour cela, je réponds à mes clients en 2 étapes :

🔎 Une analyse des besoins pour qu’ils puissent réaliser un choix éclairé : je prends donc le temps d’écouter leur problématique, leurs questionnements et d’y répondre en présentant ma manière d’accompagner

🤝🏽 Un devis co-construit pour qu’ils bénéficient d’une prestation sur-mesure : j’adapte mes contenus de prestations de façon à répondre aux besoins identifiés préalablement

Pourquoi ?
Parce je suis une personne sur le chemin de mes clients et je vise leur autonomie 🚀
Non une dépendance à mes prestations, telle un boulet attaché à leur pied !

Si j’en parle aujourd’hui, c’est parce que cela fait plusieurs fois qu’on m’appelle pour avoir ou me comparer à une solution Qualiopi clé en main 😱

Mais... c’est un risque majeur d’externaliser sa démarche qualité car vous ne maitriserez plus vos process internes donc ce qui se passe dans votre OF 🚨

Et vous, plutôt team fusée ou team boulet ?

Humactivement,
Sophie

Aujourd'hui, j'ai été invitée par Elliot Boucher de Edusign pour partager les pièges à éviter et les astuces que je donne à mes clients pour préparer la certification Qualiopi sereinement !
Bref, des exemples et du concret à mettre en pratique rapidement !

Comme promis, voici le livre blanc "Objectif : Qualiopi ! 10 conseils pour faire décoller les formateurs indépendants" à télécharger gratuitement !

​​Le replay, c'est ici :

​Humactivement,
​Sophie Meunier

Bravo et félicitations pour tout le travail accompli mais…
Quoi, mais ???
Eh bien, ce n’est pas fini !
Heiiiin 😨 ???

Hé oui ! qualiopi vient valider une démarche d’amélioration con-ti-nue de la qualité !

✔ Vous venez de passer un 1er audit que l’on appelle l’audit initial : qui dit initial, dit qu’il y en aura d’autres !

👉🏽 Un 2ème audit aura lieu entre 14 et 22 mois après votre certification afin de vérifier que le process qualité présenté précédemment vit toujours, évolue selon les besoins de l’OF, se consolide au fil du temps. C’est l’audit de surveillance.

🔁 Puis, à l’issue des 3 ans, vous commencerez un nouveau cycle avec un audit de renouvellement

Et moi, je fais quoi pour me préparer cette fois ?

Eh bien... vous n’allez pas vous reposer tranquillement en attendant la date d’audit et mettre un coup de boost avant 🤣

Vous allez, au contraire, continuer à pousser vos process qualité vers toujours plus d’amélioration 💪🏽 en vous appuyant sur l’analyse des appréciations, des difficultés, des réclamations, des aléas signalés pas l’ensemble des parties prenantes.

Bref, vous allez vraiment inscrire ces nouvelles habitudes dans votre fonctionnement quotidien 😁

Et vous, qu’allez-vous faire après ?

Humactivement,
Sophie

 ✔ Vous avez dévoré le guide de lecture du RNQ
✔  Vous avez construit ou ajusté toute la démarche qualité de votre organisme de formation
✔  Vous avez votre date d’audit qualiopi

Bref, vous êtes dans les starting blocks ?!

Petits conseils dernière minute 😉

💬 Préparez un petit pitch pour vous présenter à l’auditeur et l’aider à cerner immédiatement votre activité : qui vous êtes, votre domaine d’intervention et ses spécificités, votre clientèle type, votre date d’entrée dans la démarche qualité, …
👉🏽 En plus, ça vous donnera un boost de confiance en ce début d’audit, et ça, c’est toujours bon à prendre !

📚 Rassemblez tous les documents papier en un seul lieu et vérifiez le classement informatique des données numériques
👉🏽 Ca vous évitera la bouffée de stress quand l’auditeur vous demandera LE document sur lequel vous n’arrivez évidemment plus à mettre la main à l’instant T !

😨 Pour ceux qui ont besoin de se rassurer, osez passer un audit blanc !
👉🏽 En plus, vous aurez peut-être des pistes pour procéder à d'ultimes ajustements et ainsi éviter d’éventuelles non-conformités.

Et vous, comment avez-vous géré cette dernière ligne droite ?

Humactivement,
Sophie

6 leviers à utiliser dans la gestion de son OF pour booster son activité tout en répondant aux obligations de qualiopi :

🛠 La qualification des formateurs pour définir son champ de compétences et donc ses domaines d’intervention tout en garantissant la qualité des formations

🧠 Le plan de développement des compétences pour maintenir son niveau de connaissances et en développer de nouvelles en s’appuyant sur les 4 points suivants

📡 La veille professionnelle pour diriger son OF dans la bonne direction

🚦 La gestion des appréciations pour valoriser les points forts de ses prestations et communiquer auprès de ses prospects

⚠ La gestion des dysfonctionnements pour corriger les points ayant dérangé ou mis en difficultés les apprenants et gagner en qualité pour ses prochaines prestations

👋🏽 La prise en compte des handicaps pour proposer des prestations toujours plus inclusives et éthiques

💡 Connaissez-vous le concept d’accessibilité universelle ?
C’est le combo « accès à tout pour tous et conception universelle », principe que je mets en œuvre depuis que j’interviens auprès de travailleurs en situation de handicap mental : méga-adaptabilité de la formation garantie 😉

Et vous, quelle est votre philosophie de gestion ?

Humactivement,
Sophie

Euh non ! Une fois la formation terminée, on a encore du travail 🤣
 
Comme recueillir des éléments essentiels pour piloter son OF indépendant comme une 🚀 par exemple :
 
✒ Faire un compte-rendu de fin de #formation au commanditaire : sur quoi va-t-il pouvoir s’appuyer à la suite de la formation pour améliorer les pratiques professionnelles de ses équipes ?
 
📊 Remplir ses tableaux de bord en vue du bilan pédagogique et financier : nb et profil de participants, nb d’heures, taux de participation, origine des financements, …
 
⚠ Traiter les dysfonctionnements repérés durant la formation : que faire pour que cela ne se reproduise pas ?
 
👍🏽 Evaluer la satisfaction du commanditaire après le recueil de la satisfaction à froid des participants : analyse de son besoin, gestion de son dossier mais surtout quel un retour sur son investissement a-t-il repéré ?
 
🧠 Analyser les retours de toutes les parties prenantes : à quels ajustements dois-je procéder pour améliorer la qualité de ma formation ? quelles prestations complémentaires puis-je proposer ?
 
Ce travail de 🐜 contribue à affiner la qualité des prestations et à donner toujours plus de valeur à notre travail.
 
Et vous, que faites-vous après une formation ?
 
Humactivement,
​
Sophie

En fait, la question devrait plutôt être : "on évalue quoi ?"
Eh bien, 2 éléments :

D'abord, la progression des acquis grâce à la formation :
🏁 Il faut savoir d’où on part : c’est l’évaluation diagnostique réalisée en début de formation.
🏃🏽‍♂️ On va vérifier que les petits pas vers le grand objectif sont efficaces : ce sont les évaluations formatives, qui permettent de remédier si besoin.
🎯 On mesure la progression générale des participants en fin de formation grâce à l’évaluation sommative.

Attention à l’infantilisation…😬

Puis, la satisfaction des participants durant la formation :
🔥 A chaud, à la fin de la formation : l’accueil, les conditions matérielles, l’action pédagogique, …
❄ A froid, quelques semaines après la formation : on vérifier que les participants ont pu mettre en pratique les acquis de formation dans leur quotidien = la transférabilité en pratique professionnelle !

L’analyse de ces évaluations permettra de réajuster contenus, méthodes, techniques, supports utilisés
En contribuant à améliorer les prestations, l'évaluation est au ❤ de la démarche qualité.

Et vous, quels enseignements tirez-vous des évaluations durant la formation ?

Humactivement,

Sophie

🚀 Démarche qualité, un super levier pour développer et piloter son organisme de formation quand on est indépendant 🎯

Et figurez-vous qu’il n’y a nul besoin d’être qualiticien pour mettre en place une démarche qualité…

Ma recette spéciale indépendant ⤵

Décomposer le process qualité de l’OF en 2 grandes catégories :

1️⃣ Comment l’OF fonctionne pour ses actions de formation :
👉🏽 en amont d’une formation ?
👉🏽 pendant la formation ?
👉🏽 après la formation ?

2️⃣ Comment l’OF fonctionne dans sa gestion au quotidien ?

En listant les différentes étapes pour répondre à chacune de ces questions, vous êtes déjà en train d’écrire votre démarche qualité 💡

Je vous partage ici les étapes en amont d’une formation. Ce n’est qu’une proposition 😉 : liste non exhaustive, ordre modifiable, …
La suite dans les prochaines semaines !

📣📣 Au fait, les inscriptions pour notre formation "Décrypter les attendus du RNQ pour préparer sa certification Qualiopi" des 15 et 22 mars 2021 à Nantes sont ouvertes !

Et vous, comment avez-vous structuré votre démarche qualité ?

Humactivement,

​Sophie

Un peu de méthodologie pour les indépendants qui n’ont pas la chance de disposer d’un service qualité !

3 grandes étapes pour structurer votre préparation

Etape 1️⃣ : On commence par évaluer. Après avoir décrypter le RNQ, on fait un état des lieux du fonctionnement de son organisme de formation : complet mais surtout, objectif !
Peu importe d’où vous partez (enfin presque…🤣), l’important dans la démarche qualité est de faire mieux en jour en jour !

Etape 2️⃣ : On établit une feuille de route pour savoir où on va. A partir des écarts mis en évidence par le diagnostic précédent, vous allez identifier les actions à mener pour atteindre le niveau minimum attendu.
📆 On pensera évidement à poser des dead line sinon gare à la procrastination !

Etape 3️⃣ : On passe à l’action en suivant scrupuleusement un rétroplanning adapté et réaliste ! On construit, on ajuste, on teste, on modifie et avec beaucoup de bon sens svp !
💡 Ne faites que ce qui correspond réellement à votre OF et sachez expliquer pourquoi vous le faites.

Et si cela vous parait encore insurmontable, pensez à vous faire épauler par un consultant qualité qui saura vous guider pour passer ce cap 🎯

Et vous, à quelle étape êtes-vous ?

Humactivement,

​Sophie

Eh oui, le grand décompte est lancé avant l’obligation de certification Qualiopi !

Et pour les formateurs indépendants, la décision est difficile à prendre…
Alors, voici un petit dessin pour vous aider à décider !

3 cas possibles :

👉🏽 vos clients ont besoin de financements publics ou mutualisés pour payer vos formations (OPCO, FAF, CPF, …) et dans ce cas, Qualiopi est o-bli-ga-toi-re pour poursuivre votre activité !
Aie, aie aie… par où commencer ??? Pas d’inquiétude, je vous en dis plus en dessin la semaine prochaine 😉

👉🏽 vos clients utilisent leurs fonds propres pour payer vos formations et ici, pas besoin de se prendre la tête, vous continuez comme ça !

👉🏽 vous n’intervenez qu’en sous-traitance pour d’autres OF ou en portage salarial et là, c’est à eux que revient la responsabilité d’être certifié et de vérifier que vous appliquez bien leur process qualité.
Cependant, petit rappel : il est indispensable d’avoir votre NDA (numéro de déclaration d’activité) pour exercer en tant que formateur !

🚨 A mettre aussi dans la balance : ce que la formation vous apporte en CA vs investissement, vos perspectives de développement, combien de temps il vous reste à exercer, etc ...

Et vous, avez-vous pris votre décision ?

Humactivement,

​Sophie

J'ai l'immense plaisir de vous annoncer que je suis certifiée QUALIOPI pour mes actions de formation !!!
Et oui, même les formateurs indépendants en sont capables 💪

Bilan = 0 non conformité et 3 points forts relevés :
- L'ergonomie et la clarté des documents du système
- Les outils pédagogiques dynamiques et éco responsables (STICKY WALL et A6 brouillons recyclés en remplacement des post-it)
- La volonté de la dirigeante de robustifier son modèle d'organisation

Merci à Laetitia CLANET et QUALITIA Certification pour la réactivité, la fluidité et la simplicité des échanges !
Merci à Françoise BARDON pour sa bienveillance et la richesse de nos échanges lors de l'audit ! RDV dans 18 mois 😉
Merci à Anne-Sophie Roche pour ses conseils avisés !
Et un dernier merci à Chantal GARIN mon associée qui m'a aussi accompagnée dans cette réflexion !

Humactivement,

​Sophie