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Quand des organismes de formation m’appellent pour avoir des renseignements sur mes accompagnements Qualiopi, je prends du temps, bôôôôôôôcoup de temps ⏳ C’est OK pour moi : c’est mon choix, ma philosophie, ma propre démarche qualité 😊 Pour cela, je réponds à mes clients en 2 étapes : 🔎 Une analyse des besoins pour qu’ils puissent réaliser un choix éclairé : je prends donc le temps d’écouter leur problématique, leurs questionnements et d’y répondre en présentant ma manière d’accompagner 🤝🏽 Un devis co-construit pour qu’ils bénéficient d’une prestation sur-mesure : j’adapte mes contenus de prestations de façon à répondre aux besoins identifiés préalablement Pourquoi ? Parce je suis une personne sur le chemin de mes clients et je vise leur autonomie 🚀 Non une dépendance à mes prestations, telle un boulet attaché à leur pied ! Si j’en parle aujourd’hui, c’est parce que cela fait plusieurs fois qu’on m’appelle pour avoir ou me comparer à une solution Qualiopi clé en main 😱 Mais... c’est un risque majeur d’externaliser sa démarche qualité car vous ne maitriserez plus vos process internes donc ce qui se passe dans votre OF 🚨 Et vous, plutôt team fusée ou team boulet ? Humactivement, Sophie 
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Aujourd'hui, j'ai été invitée par Elliot Boucher de Edusign pour partager les pièges à éviter et les astuces que je donne à mes clients pour préparer la certification Qualiopi sereinement ! Bref, des exemples et du concret à mettre en pratique rapidement ! Comme promis, voici le livre blanc "Objectif : Qualiopi ! 10 conseils pour faire décoller les formateurs indépendants" à télécharger gratuitement ! Le replay, c'est ici : Humactivement, Sophie Meunier Bravo et félicitations pour tout le travail accompli mais… Quoi, mais ??? Eh bien, ce n’est pas fini ! Heiiiin 😨 ??? Hé oui ! qualiopi vient valider une démarche d’amélioration con-ti-nue de la qualité ! ✔ Vous venez de passer un 1er audit que l’on appelle l’audit initial : qui dit initial, dit qu’il y en aura d’autres ! 👉🏽 Un 2ème audit aura lieu entre 14 et 22 mois après votre certification afin de vérifier que le process qualité présenté précédemment vit toujours, évolue selon les besoins de l’OF, se consolide au fil du temps. C’est l’audit de surveillance. 🔁 Puis, à l’issue des 3 ans, vous commencerez un nouveau cycle avec un audit de renouvellement Et moi, je fais quoi pour me préparer cette fois ? Eh bien... vous n’allez pas vous reposer tranquillement en attendant la date d’audit et mettre un coup de boost avant 🤣 Vous allez, au contraire, continuer à pousser vos process qualité vers toujours plus d’amélioration 💪🏽 en vous appuyant sur l’analyse des appréciations, des difficultés, des réclamations, des aléas signalés pas l’ensemble des parties prenantes. Bref, vous allez vraiment inscrire ces nouvelles habitudes dans votre fonctionnement quotidien 😁 Et vous, qu’allez-vous faire après ? Humactivement, Sophie  Le guide lecture du RNQ est enfin lu 😓 mais vous ne savez pas comment mesurer les écarts entre le niveau attendu et le process qualité de votre organisme de formation ? 🔥 Voici un tableau magique ! Ainsi, vous pourrez faire l’état des lieux de votre démarche qualité et construire une feuille de route efficace pour votre préparation à la certification qualiopi 💪🏽 Etape 1️⃣ Listez les 32 indicateurs du RNQ En face de chaque indicateur, décrivez votre process puis listez les preuves et leurs références Etape 2️⃣ Reprenez le niveau attendu pour chaque indicateur et en fonction de celui-ci, identifiez si votre process est conforme ou non Etape 3️⃣ Définissez les actions correctives à mettre en place pour supprimer l’écart 👉🏽 Dernier petit conseil : conservez précieusement ce tableau car vous pourrez vous appuyer dessus lors de l’audit 😉 Et vous, quelle technique avez-vous mis en place pour vous préparer efficacement ? Humactivement, Sophie  ✔ Vous avez dévoré le guide de lecture du RNQ ✔ Vous avez construit ou ajusté toute la démarche qualité de votre organisme de formation ✔ Vous avez votre date d’audit qualiopi Bref, vous êtes dans les starting blocks ?! Petits conseils dernière minute 😉 💬 Préparez un petit pitch pour vous présenter à l’auditeur et l’aider à cerner immédiatement votre activité : qui vous êtes, votre domaine d’intervention et ses spécificités, votre clientèle type, votre date d’entrée dans la démarche qualité, … 👉🏽 En plus, ça vous donnera un boost de confiance en ce début d’audit, et ça, c’est toujours bon à prendre ! 📚 Rassemblez tous les documents papier en un seul lieu et vérifiez le classement informatique des données numériques 👉🏽 Ca vous évitera la bouffée de stress quand l’auditeur vous demandera LE document sur lequel vous n’arrivez évidemment plus à mettre la main à l’instant T ! 😨 Pour ceux qui ont besoin de se rassurer, osez passer un audit blanc ! 👉🏽 En plus, vous aurez peut-être des pistes pour procéder à d'ultimes ajustements et ainsi éviter d’éventuelles non-conformités. Et vous, comment avez-vous géré cette dernière ligne droite ? Humactivement, Sophie  Oui un audit, ce n’est pas une partie de plaisir… Mais c’est avant tout une rencontre entre 2 personnes ayant le même objectif : la qualité 🎯 Pour vivre au mieux cette expérience et éviter de stresser inutilement, l’audité doit comprendre quelques points 😉 ✅ D’abord, son rôle est de démontrer que son OF est bien conforme au RNQ : il n’est donc pas passif et ne répond pas à un interrogatoire de police ! 👉🏽 Il explique simplement son process à l’auditeur puis lui présente des preuves probantes. ✅ Ensuite, le rôle de l’auditeur : c’est de vérifier qu’il existe un process qualité dans l’OF et qu’il est effectivement mis en place au quotidien. 👉🏽 Pas de piège dans les questions, ni lors du constat des preuves : il s’agit de comprendre le fonctionnement de l’OF pour valider ou non la conformité des preuves au RNQ. 💬 Ainsi, l’audité a le droit, et même le devoir, de comprendre ce que l’auditeur lui demande, de faire reformuler ou de poser des questions afin d’apporter une réponse éclairée. 🤝🏽 L’auditeur, lui, a le devoir de mettre en confiance l’audité en lui garantissant impartialité, confidentialité et transparence avant, pendant et après l’audit. Et maintenant, l’auditeur vous fait-il (un peu) moins peur ? Humactivement, Sophie  6 leviers à utiliser dans la gestion de son OF pour booster son activité tout en répondant aux obligations de qualiopi : 🛠 La qualification des formateurs pour définir son champ de compétences et donc ses domaines d’intervention tout en garantissant la qualité des formations 🧠 Le plan de développement des compétences pour maintenir son niveau de connaissances et en développer de nouvelles en s’appuyant sur les 4 points suivants 📡 La veille professionnelle pour diriger son OF dans la bonne direction 🚦 La gestion des appréciations pour valoriser les points forts de ses prestations et communiquer auprès de ses prospects ⚠ La gestion des dysfonctionnements pour corriger les points ayant dérangé ou mis en difficultés les apprenants et gagner en qualité pour ses prochaines prestations 👋🏽 La prise en compte des handicaps pour proposer des prestations toujours plus inclusives et éthiques 💡 Connaissez-vous le concept d’accessibilité universelle ? C’est le combo « accès à tout pour tous et conception universelle », principe que je mets en œuvre depuis que j’interviens auprès de travailleurs en situation de handicap mental : méga-adaptabilité de la formation garantie 😉 Et vous, quelle est votre philosophie de gestion ? Humactivement, Sophie  Euh non ! Une fois la formation terminée, on a encore du travail 🤣 Comme recueillir des éléments essentiels pour piloter son OF indépendant comme une 🚀 par exemple : ✒ Faire un compte-rendu de fin de #formation au commanditaire : sur quoi va-t-il pouvoir s’appuyer à la suite de la formation pour améliorer les pratiques professionnelles de ses équipes ? 📊 Remplir ses tableaux de bord en vue du bilan pédagogique et financier : nb et profil de participants, nb d’heures, taux de participation, origine des financements, … ⚠ Traiter les dysfonctionnements repérés durant la formation : que faire pour que cela ne se reproduise pas ? 👍🏽 Evaluer la satisfaction du commanditaire après le recueil de la satisfaction à froid des participants : analyse de son besoin, gestion de son dossier mais surtout quel un retour sur son investissement a-t-il repéré ? 🧠 Analyser les retours de toutes les parties prenantes : à quels ajustements dois-je procéder pour améliorer la qualité de ma formation ? quelles prestations complémentaires puis-je proposer ? Ce travail de 🐜 contribue à affiner la qualité des prestations et à donner toujours plus de valeur à notre travail. Et vous, que faites-vous après une formation ? Humactivement, Sophie  En fait, la question devrait plutôt être : "on évalue quoi ?" Eh bien, 2 éléments : D'abord, la progression des acquis grâce à la formation : 🏁 Il faut savoir d’où on part : c’est l’évaluation diagnostique réalisée en début de formation. 🏃🏽♂️ On va vérifier que les petits pas vers le grand objectif sont efficaces : ce sont les évaluations formatives, qui permettent de remédier si besoin. 🎯 On mesure la progression générale des participants en fin de formation grâce à l’évaluation sommative. Attention à l’infantilisation…😬 Puis, la satisfaction des participants durant la formation : 🔥 A chaud, à la fin de la formation : l’accueil, les conditions matérielles, l’action pédagogique, … ❄ A froid, quelques semaines après la formation : on vérifier que les participants ont pu mettre en pratique les acquis de formation dans leur quotidien = la transférabilité en pratique professionnelle ! L’analyse de ces évaluations permettra de réajuster contenus, méthodes, techniques, supports utilisés En contribuant à améliorer les prestations, l'évaluation est au ❤ de la démarche qualité. Et vous, quels enseignements tirez-vous des évaluations durant la formation ? Humactivement, Sophie  🚀 Démarche qualité, un super levier pour développer et piloter son organisme de formation quand on est indépendant 🎯 Et figurez-vous qu’il n’y a nul besoin d’être qualiticien pour mettre en place une démarche qualité… Ma recette spéciale indépendant ⤵ Décomposer le process qualité de l’OF en 2 grandes catégories : 1️⃣ Comment l’OF fonctionne pour ses actions de formation : 👉🏽 en amont d’une formation ? 👉🏽 pendant la formation ? 👉🏽 après la formation ? 2️⃣ Comment l’OF fonctionne dans sa gestion au quotidien ? En listant les différentes étapes pour répondre à chacune de ces questions, vous êtes déjà en train d’écrire votre démarche qualité 💡 Je vous partage ici les étapes en amont d’une formation. Ce n’est qu’une proposition 😉 : liste non exhaustive, ordre modifiable, … La suite dans les prochaines semaines ! 📣📣 Au fait, les inscriptions pour notre formation "Décrypter les attendus du RNQ pour préparer sa certification Qualiopi" des 15 et 22 mars 2021 à Nantes sont ouvertes ! Et vous, comment avez-vous structuré votre démarche qualité ? Humactivement, Sophie  |
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Précision : HUMACTIVE Formation et Développement est un nom commercial
permettant à Chantal Garin et Sophie Meunier de mutualiser leur communication concernant leurs prestations respectives mais aussi leurs prestations réalisées en collaboration.
Mentions légales - Site mis à jour le 20/03/2021
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